7个现实生活中的Todobobapp官方下载ist设置

复制生产力专家的强大工作流程

bobapp官方下载Todoist setup Yin banner
插图的阴Weihung

一个无摩擦的工作流程甚至可以使我们中最疲惫的人从不堪重负和注意力不集中到平静和准备好处理我们最大的计划。但要找到这样的工作流程绝非易事。

闪亮的新工具和华丽的广告很容易让人认为技术是罪魁祸首——如果我们能挑选出完美的应用程序或笔记本,我们就会成功,没有压力。但是,就像买一个完美的网球拍,站在一个整洁的网球场上,不会让我们变成罗杰•费德勒(Roger Federer)一样,单靠工具也不会让我们变得更有效率。

这就是需要用到方法论的地方。我们总结了7个最有用的现实生活bobapp官方下载设置-所有这些都将帮助你加强你的工作流程。特别是现在,所有的Todoist用户(即使你使用bobapp官方下载的是免费计划!)都可以访问标签、过滤器、评论、日历同步等等。

在你开始之前:

  • 记下你当前的挫折——比如需要一种更好的方法来分类和跟踪文章提案,或者从来没有完成清单上的所有事情
  • 从小处着手,每次使用一个工作流来进行尝试
  • 为不同类型的项目使用不同的工作流程——一个简单的清单可能适用于父亲节购物,但一个共享的日历可能更适合团队规划
  • 找到使工作更加顺利的集成和自动化

如果你找不到自己的心流……

将时间划分、日历同步和每周回顾混为一谈。

Doist在社交媒体上的杰出人物Jackie O.找到了一种帮助她安排一周的方法完成深层次的工作,完成每天必须做的事情,并进行有益健康的休息。一切都取决于她时间表帮助她对本周有一个非常重要的概述的项目。

Jackie的计划项目,它将任务划分为每周的天数
杰基在董事会上列出了下周的日程计划。

从董事会视图中的每周时间表开始

杰克意识到,板视图这将是想象她未来一周的完美方式,这样她每个工作日都有一个部分。她能够鸟瞰即将发生的事情,计划她队列中的任务,也为深入工作、休息和完成任务留出时间。

把无法完成的任务用在不可协商的事情上

为了确保她的工作时间与她的大目标——工作和自我照顾——一致,她在一天中标注了大块的时间uncompletable任务.你只需在任何任务的开头加上星号和空格(*)。

她以交流时间开始一天的工作,休息一下吃午饭,并将大量时间用于专注和创造性的工作。从那时起,她就开始了她实际上需要检查清单的可完成任务,比如为即将到来的活动撰写社交文件,为未来的帖子集思广益,以及更新重大项目的规格。

Todoist快速添bobapp官方下载加功能的视图,输入“* 12:00 - 12:45PM Lunch”
午餐是一项无法完成的任务,因为它的开头有星号和空格(*)。

为休息时间添加提醒

由于杰基发现自己在下午离开办公桌时表现得很糟糕,所以她使用了提醒,这样她就不会忘记。Todoist每天下午3:30轻轻地推她出门,正好是在南加州白昼放光的时候!bobapp官方下载

将会议与日历同步

她记录时间的另一种方法是即将到来的部分,自动提取谷歌日历事件的日期和时间。这样,她就能预见接下来会发生什么,这样她就能计划全员会议、一对一会议等等。

完成每周回顾

毫不奇怪,她整个工作流程中最重要的部分就是她自己每周回顾,每个星期五。她会提前计划一周的工作,每天都把无法完成的任务加进去,然后把可以完成的任务填进去。

她发现,用自己需要完成的实际任务来填满自己的时间块,可以让她知道在每个任务上要花多长时间。请记住,即将到来的与日历同步的部分?她还能够安排会议,这可以推动她的日程安排。所有这些都有助于她坚持自己必须的深层次工作时间。

提示:了解如何影响健康梅格·加拉格尔“蹲”在她的苹果日历与Todoist日历feed加上截止日期和时间的时间块bobapp官方下载每一个任务

如果你很难坚持日常生活……

尝试通过每天和每周的例行公事将任务批量处理和每日主题结合起来。

加芙巴西她是一位数字生产力和组织企业家,也是Todoist大使。她有一个创建每日、每周、每月和季节性仪式的流程。这些流程可以帮bobapp官方下载助她通过具体的、反复出现的行动来计划一切——每一个行动都有时间限制在她的日程安排中。

仪式项目在董事会视图
Gabriela把她所有的例行公事,从每天到每季度,都放在一个单一的项目中。

从一天的主题开始

她发现日专题——选择一周中的一天来分批处理各种类型的工作——这样就可以毫不费力地弄清楚接下来要做什么。她知道接下来的一天她会在哪里度过。当事情突然发生时,她知道在哪里安排。收到账单吗?财务工作在周三进行。需要安排会议?这些都是在周四。

标签的一切

她通过使用标签(现在可在免费的计划).首先,她给清单上的每一项任务都加上了标签。然后,当她开始一天的工作时,她只需要寻找那些同时拥有这两项的任务@每日常规@office标签并开始。

给待办事项任务添加标签。bobapp官方下载
Gabriela通过添加标签来快速找到合适的任务@每日常规@office

每天、每周和每月都要做回顾吗

但她最重要的习惯是她的评论。她总是留出时间,通常是半小时,来回顾她的一天、一周或一个月并重新安排。bobapp官方下载Todoist的活动日志(现在也可以在免费计划中获得)是一个很好的方式来回顾你所完成的事情。但评论不仅仅是回顾,它们让你为即将到来的事情做准备。

加布丽拉最大的评论和计划技巧?从宏观入手,而不是微观视角。她喜欢在月之前计划一年,在月之前计划一周,在日之前计划一周。这样,她就会关注自己最大的梦想,并跟踪那些能让她实现梦想的小事情。

如果你今天有很多任务要完成……

无情地将你的一天划分为优先级,把“今天”的大视图变成一个可管理的清单。

卡尔·普兰他把他那几乎无穷无尽的待办事项清单变成了今天真正可能做的事情。bobapp官方下载他用同样的方法帮助他的客户对自己诚实,并了解他们在一天内真正可以(也应该)做什么。

卡尔对他明天要交的工作的过滤视图
卡尔使用一个过滤器来查看他明天要完成的工作(以及从今天开始需要重新安排的工作)。

设置优先级的标签

开始,他优先考虑他为未来几天列出的每一项任务。他发现,在典型的一天中,他在做两项最重要的任务时感觉最好。然后,他又将较低优先级(p2和p3)添加到8个以上的任务中,因为他发现10个任务是他每天实际可以处理的任务数量。

添加通信标签

对于一些员工需要处理的无数必须完成的小任务,他建议添加标签,比如@召唤,确保没有什么可以通过裂缝。这样,这些日常细节会在没有你的情况下处理今天的观点成为压倒性的。

创建过滤器,并将它们添加到收藏夹中

为了进一步确保一天的任务清单不会失控,他将今天到期的任务分解为“已保存”和“已收藏”过滤器

  • 今天的目标:筛选今天要完成的两项任务(今天和p1
  • 今天的重点:只过滤前10个任务(今天& ! p4
  • 今天的通讯:过滤和标签所有的电话和电子邮件跟进(今天& (@calls |
编辑一个名为“明天的工作”的过滤器
卡尔还有一个过滤器叫做明天的工作,显示今天和明天要完成的任务(今天|汤姆)不是低优先级(p4 !).

审查和规划

注意到一个模式吗?回顾和计划几乎和检查一样重要!卡尔用另一种方法来确保自己不会一觉醒来面对一长串的任务列表:接下来两天的这个时间,用这个视图重新开始第一步(设置优先级)。通过确保他只在2个p1任务和8个p2和p3任务时醒来,他知道他可以在第二天完成所有的任务。

如果你不能让你的团队保持一致…

创建一个团队日历和管道,平稳地通过一个过程推进所有事情。

团队工作流可能很难进行单击。贝基Fadeke、生产力专家和Doist内容团队领导,将他们所有的知识结合到一个工作流中,使整个团队保持一致。

使用板视图创建日历

和Jackie一样,Doist的内容团队使用专用的内容的日历项目在董事会视图,以直观地了解什么是下一个博客。然而,贝琪不是每天划分一段,而是每周划分一段。

日历上的每个博客都有自己的任务,并配有注明编辑人和的标签到期日期保持事项计划。队友聊天时机评论如果事情(不可避免地)需要改变。

提示:您也可以使用面板视图的个人日历。克莱德Doist的客户支持部有一个专门的年度日历,用于记录重要的日期。一旦生日、周年纪念日或假期结束,他就会在评论中添加注释,这样他就可以在下一年改进了!
克莱德在审查委员会的2021年
每个月都有自己的部分,完成的任务有重复的日期和大量的评论。

通过可视化管道移动项目

在一篇文章进入内容日历之前,《野心与平衡》的内容会经历各种步骤——从推介和大纲到插图,再到发表前的最终编辑。Becky和Fadeke依靠一个看板将每一篇文章进行下去,确定障碍,并保持进度循环。

内容的管道项目也设置在董事会视图,与部分范围待办事项列表一直到发表.小步骤的子任务,作者和编辑之间讨论的评论,以及实际草稿共享的文件上传,都是使流程成为可能的不可或缺的功能。

附加说明和文件上传现在也可以在免费计划中获得!

内容管道项目在板视图,与部分:下一个,Pre-1st Draft,和1st Draft。
这个可视化的工作流程提供了每个博客的概述,从计划到发布,所以没有什么会在混乱中丢失。

为重复的项目创建DIY模板

许多团队项目——比如博客——每次都遵循相同的步骤。对于内容团队来说,模板非常节省时间。Becky的博客模板允许团队反复做同样的事情,不会遗漏任何一个步骤,这确保了博客及时发布,并且每个编辑、alt标记和标签都在正确的位置。

自定义模板也使它的微风上的新人。它们充当文档,实际指导新手一步一步地完成整个过程。添加一些没有完成的任务和重要的细节或文件,你可以确保所有的团队成员从第一天开始就在同一个页面上!

与其他团队协调意见和文件

一个不涉及多个团队的工作项目是很少见的——尤其是在创建营销内容的时候!Becky和Fadeke创造了一个博客设计的要求项目。该项目与设计团队和内容团队的成员共享,以协调每个博客的插图和图像。图像请求被进一步分解为所需的每个图像的子任务,以及关于大小、方向和时间的注释。

队友可以分配任务和截止日期,共享草稿和图像文件,并与通知

Becky要求提供带有任务和评论的博客图片。
Becky使用任务细节、截止日期、链接和全面的评论来请求一个博客的支持图形。
提示:使用uncompletable任务向共享项目添加重要文档和说明。

如果你的任务分散在各处…

用自动化让bobapp官方下载Todoist成为你真理的一个来源。

今年伊始,我到处都有任务——三个不同的电子邮件帐户、文本提醒和来自我每天用于工作和娱乐的无数应用程序的通知。不可能掌握一切。

幸运的是,Todobobapp官方下载ist集成了许多其他工具,使得机器人完成工作成为可能。

发送电子邮件到Todoistbobapp官方下载

由于一些Todoist集成,忘记回复邮件已经成为过去。bobapp官方下载插件前景Gmail和更多的允许任何人将电子邮件添加为具有随着日期,优先级的优先事项和更多​​的任务。你也可以使用扎皮尔IFTTT自动将星号电子邮件转换为任务在一个点击。

将消息转换为任务

我会自动转动一些bobbie通过Zapier连接将信息转换成任务。任何职位Doist释放bobbie扭转渠道成为我的一个任务更新日志bobapp官方下载Todoist项目。这样,我就不会错过任何发布通知。

保存Slack信息的工作原理与此相同,所以你可以将对话转化为实际的任务。您可以像我的Twist示例那样自动完成此操作,也可以通过bobbie松弛的集成

添加任何Slack消息作为一个任务与集成。
集成使得它可以轻松地从Slack创建、分配和完成任务。

在Todoist中获得@提及bobapp官方下载

我不用进入每个应用程序,比如GitHub、Figma和Dropbox,而是更容易在Todoist中接收我的所有提及和通知bobapp官方下载沟通过滤-从卡尔那里窃取一个想法。我可以在准备好的时候做出回应,但这样我永远不会忘记跟进。

向任务添加工作细节

安东他是Doist的一名前端开发人员,一直在使用Zapier集成。他目前最喜欢的是Zap,它可以将公司卡上的新工作费用从谷歌Sheet行转换为Todoist任务——完成他需要添加到Doist费用报告系统中的所有细节。bobapp官方下载

将任务转换为日历事件

帕诺斯他是Doist的一名产品设计师,一生都在Todoist工作。bobapp官方下载他利用了这个项目日历feed自动将任务从他的支付在他的家庭日历上加上计划,这样账单就永远不会被忘记。

添加带有快捷方式的任务

帕诺斯的又一个把戏?他使用iOS快捷键把网站变成他的任务书签计划在今天完成。在一天结束时,他点击了Twitter和Reddit上他感兴趣的每一个链接——但在完成了剩余的工作之后。

留到以后
通过支持在股份表中显示选择从三点图标, Panos可以从他的股票期权选择快捷方式在iOS上的任何地方!

记得阅读书签

Doist的首席执行官Amir做了类似的事情,使用Todoist集成bobapp官方下载谷歌Chrome.他最近更新了集成以获得更好的工作流(是的,甚至Amir也在调整他的工作流)。他现在可以右键单击任何网站,选择添加到Todobobapp官方下载ist,并选择他的学习项目加上截止日期。他发现,如果不把阅读这些文章和其他任务的截止日期排在一起,他的清单上很快就会有太多的文章。

提示:获取更多集成技巧和示例工作流程将你所有的任务合并到Todoist中bobapp官方下载

如果你很难保持精力充沛……

学会利用你的生物节奏来提高效率。

威利安他是Doist的一名作家和软件开发人员,在读丹尼尔·平克的书时灵光一现,何时:完美时机的科学秘密.他了解到,科学可以告诉他很多关于自己身体的事情,以及如何优化自己的时间表,以完成更多的工作,并获得更多的平衡。

他不再安排时间,而是开始安排精力。首先,他使用了每天当追踪找出一天中他通常感觉自己精力最高和最低的时间点。

Daily When Tracker可以让你跟踪你的活动,精神警觉性和能量。

“每日追踪器”通过系统地追踪一周的行为,让你对自己的精力有更细粒度的感觉。

根据能量给每项任务贴上标签

威廉使用这本书的方法将每天的能量从高到低分成三种类型:高峰、反弹和低谷。考虑到这一点,他给所有的Todoist任务都贴上了标签,这样他就可以很快决定下一步要做什么:bobapp官方下载

  • 峰值:需要专注和警惕的分析任务
  • 反弹:需要专注和创造力的工作
  • 低耗能的工作,不需要严格的注意,但仍然需要做

为每个能量级别创建自定义过滤器

当真正要完成工作时,威廉会根据自己的精力选择合适的任务。

峰:当他的精力达到顶峰时,他就能处理一切有他能力的事情@peak标签,是一项优先任务,或者是在他的日历上接下来的四个小时。

➡️ 他的实际过滤器:(@peak)|p1 |(@Gcal&到期时间:+4小时&!逾期))&今天&(分配给:我|!分配)

槽:午饭后,在他的最低精力,他处理电子邮件,团队讨论和简单的代码审查。

➡️ 他的实际过滤器:(@槽|(!@peak&!@recovery))和今天&(分配给我|!分配)

反弹:下午下班前,当他精神焕发时,他会拿起所有贴上标签的物品@rebound,加上他的剩饭剩菜@peak标签,和前两个优先级。

➡️他的实际过滤器:(@反弹| @峰值| p1 | p2) &今天&(分配给:我| !分配)

编辑一个名为“今日高峰”的过滤器
几乎有无穷无尽的过滤选项,从关键字到截止日期到受派人。

安排与提醒的休息

当然,这本颇有影响力的书的另一个重要部分表明,休息和保持适当的精力水平同样重要。威廉确保为他们安排了大量的时间,就像他会优先考虑其他工作的重要部分一样。

他的最爱之一?设置循环任务:每个工作日下午2点带着狗出去散步

了解所有关于威廉的他一整天都在研究他的能量

如果你总是忙个不停……

使用你的声音,小工具和基于位置的提醒。

尼尔。他是Doist公司的一名产品营销人员。他非常依赖语音助手,以及其他一些Todoist的技巧——比如移动小工具和基于位置的提醒——能想到bobapp官方下载多少任务就添加多少任务。当然,因为他补充道一切对于Tbobapp官方下载odoist来说,他还需要依靠强大的排序选项来浮出他下一步需要做什么。

随身携带“bobapp官方下载Todoist”

无论是在台式机上、手机上,还是在家里闲逛,Neil都会保持距离。他在办公室的桌面上快速添加任务,在与儿子散步时用iPhone完成家庭待办事bobapp官方下载项,并用语言表达他无法忘记的任务谷歌的助理而烹饪早餐。

提示:这是11快的方式将任务从你的脑海中转移到你的清单上。

捕捉任务,免提的

尼尔发现通过大声口述待办事项来完成每一项任务非常容易,这样当他下次打开清单时,它们就会神奇地出现在清单上。

bobapp官方下载Todoist与Alexi、Siri和谷歌Assistant的集成都是为了方便地将任务添加到你的列表中——并检查它们!

说“嘿谷歌,让Todoist添加一个任务买bobapp官方下载番茄酱今天。”

使用小部件添加常用任务

如果与语音助手交谈是不可能的或不可取的,Todoist小部件bobapp官方下载iOS安卓用更少的努力增加任务。添加任务小部件让你点击一个按钮就可以一次又一次地添加相同的任务——比如把牛奶和鸡蛋放在你的杂货店在明天的项目。

小工具还意味着你可以直接在手机屏幕上查看待办事项列表,而不需要打开应用程序。你甚至可以通过小工具将你的成就放在最前面和中心,小工具会显示你目前每天和每周的目标进展情况,以及你的Karma统计数据。

bobapp官方下载Android上的Todoist生产力小工具。
生产力小部件为您提供当前生产力统计数据和当前Karma得分的概述。

提示你可以通过在新的iOS 14“bobapp官方下载Wind Down”设置中添加快捷方式,让Todoist成为你就寝时间的一部分。

通过电子邮件转发任务

如果你正在使用Todoist的免bobapp官方下载费计划,你现在可以使用专业计划用户多年来一直依赖的一个工具:电子邮件转发.将邮件转移到任务中意味着你可以在你的时间内完成任务,而不会有很多未读的邮件在你的收件箱里,也不会忘记转回去。

还记得那次购物吗

bobapp官方下载Todoist还包括基于位置的提醒当你接近一个预先设定好的地点时,它会提示你的移动设备。下次靠近超市的时候,记得去买你快没喝完的咖啡。

提示:威廉更进了一步,每次核对完他们购物清单上的清单后,他都会通过IFTTT连接向他的家庭群聊发送消息。这样,他的妻子就不会在他刚买的牙膏上花双倍的钱了。

对您的任务进行排序,单击两次

尼尔的最后一个提示?因为他几乎添加了所有的Todoist,打开他的bobapp官方下载收件箱或者“今日”视图开始让人感到不知所措——收件箱里有数百个任务,每天有30多个任务要完成。尼尔通过设置来解决长卷轴的问题自定义排序在任何有很多任务的视图中。

对于他的收件箱,他可以按截止日期排序——这样他就可以为接下来要做的任务制定计划。在他的“今日”视图中,所有的任务并没有在无尽的卷轴中显示出来,而是按项目对它们进行了分组。

如果他准备好应对下一个营销活动,他只需去他的PMM规划项目。从那里,他可以添加自定义排序,如按优先级,受让人,甚至添加日期(非常适合从他的清单中删除超级旧的项目)。

尼尔的PMM计划项目的视图。
Neil可以按任务添加的日期对其进行排序,以从列表中勾选非常旧的项目。

如果你需要一些灵感……

探索模板,用现成的项目来启动计划。

bobapp官方下载Todoist模板是一种尝试新工作流程的好方法。我们已经创造了许多让你开始:

或者使用由您的同行创建和共享的模板:bobapp官方下载

您甚至可以创建自定义模板,完成任务,截止日期,链接,以及对您的工作和生活很重要的优先级。或者简单地重复的项目你想换个时间还是作为模板导出项目你可以反复使用,甚至作为链接分享。

让你自己做的模板在相对的截止日期上更有帮助,比如明天在5天,它将根据您导入模板的日期进行设置。例如,如果您在5月5日创建新项目并导入模板,则任何到期日期为明天将于5月6日截止

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有这么多方法可以提升你的工作效率,你可以很容易地理清思路,让所有项目都按计划进行。当然,找到让你感觉平静和有条理的工作方法可能需要时间。

迈向更高生产率的下一个具体步骤是使用效率测试方法.从那里,您可以选择其中一个工作流程来匹配您的方法。尝试你觉得正确的方法,跟踪你的结果,并在过程中不断调整。

当你发现一些功能和过程,让我们知道

希望你的团队合作能够同样清晰和富有成效?看看bobbie可能会有帮助——沟通工具也是我们Doist团队开发的。