Doist目标:我们管理完全远程团队工作的系统

我们如何平衡个人自主性和责任感,以实现公司的宏伟目标

DO系统横幅
举例说明玛格丽达·穆塔

当我加入时多伊斯特2016年,我们是一家40人的完全远程公司,负责构建和支持两种产品。所有这些都没有任何正式的项目管理系统。

如果你有一个想法,你可以找到有动力与你一起工作的开发人员和设计师,组建一个团队,然后开始工作。没有一个清晰的过程来将一个想法转化为一个项目,获取完成它所需的所有资源,也没有执行它的时间表。举个例子,在我的第一个项目——改版为Doist Onboard——中,我与我们的Android开发者之一Pedro Santos和产品设计师之一Panos合作。我们花了六个月的时间运送我们的用户将从中受益的任何东西。bobapp官方下载

以我们想要的方式执行项目的自由是令人兴奋的,而且在团队规模相对较小的情况下,这种自由发挥了作用。但随着公司的发展,很明显,这种临时的、草根的项目管理方法是不可持续的。项目开始时,对预期的内容、需要多长时间、需要什么资源没有任何明确的了解如果需要,或者这些资源是否可以用于将来的实施。发布新功能特别困难,因为它需要每个平台的开发人员—iOS、Android、Web和桌面。当项目相互冲突时,没有人知道应该优先考虑哪些工作。项目有时会拖上一个月或完全停止。

作为一家公司,我们自然会怀疑流程和官僚作风。我们尽可能优先考虑个人自主性。但我们需要一种更有条理的方式来构建一个人人都能支持的路线图,并确保有足够的资源从头到尾执行该路线图。

在与OKRs短暂(失败)调情后,我们决定从其他几家公司和系统中汲取与我们产生共鸣的元素-大本营,Spotify,目标体系,敏捷的-并将其调整为我们希望的公司运营方式。2017年,Doist目标(DO)系统诞生。

DO系统背后的原则

DO系统

DO系统的目标是在保持团队成员的积极性和幸福感的同时,高效交付高质量的工作。它既是我们价值观的反映,也是我们价值观的应用:

  • 独立:我们如何使公司围绕相同的高级别优先事项保持一致,同时让个人在工作中拥有尽可能多的自主权?
  • 表达:我们如何确保在不妨碍实际完成工作的情况下,就工作进行及时、清晰的沟通?
  • 精通:我们如何在我们的系统中为个人的技能学习和成长腾出空间?我们如何确保流程不会妨碍深入、专注的工作?
  • 野心与平衡:我们如何创建一个系统,使我们能够高效地交付高质量的工作,并让彼此在截止日期前负责,而不会导致不必要的压力和倦怠?
  • 影响:我们如何建立一个系统,使人们正在从事的工作与对我们的北极星指标产生最大影响的工作保持一致?

通过DO系统,我们找到了一个系统,使我们能够作为一家公司成长和繁荣,同时反映和强化我们的价值观。

DOs是如何工作的

每个DO代表一个明确定义的项目,我们在DO循环中进行工作。DO周期每四周。

一个更大的项目在交付给用户之前可能需要多达三个DO周期,尽管每个周期都有一个确定的范围,以跟踪进度并对时间表负责。

每个DO都有一个团队,其中包括从头到尾完成DO所需的所有团队成员,无需其他相互依赖关系。例如bobapp官方下载Todoist板DO团队包括一名产品设计师、一名Android开发人员、一名iOS开发人员和一名前端开发人员。他们不需要任何外部资源来构建董事会。

对于所有新功能,DO中还添加了一名支持专家和产品营销人员,以提供反馈、支持beta测试、向其团队传达产品更改,并在我们准备发布时与用户沟通这些更改。

执行系统团队

每个DO都有一个班长,担任项目经理,确保DO保持在正轨上,有效地做出决策,并将障碍和延误传达给更广泛的团队,以便进行调整。任何人都可以成为班长。

每个DO都有一个专用的bobbie扭曲通道与DO和a相关的所有对话bobapp官方下载Todoist项目跟踪具体任务、指定人员和截止日期。班长在中途点和DO周期结束时与DO协调员进行登记-简单的“是”或“否”表示我们正在跟踪我们不是出于XYZ的原因。除此之外,团队通常可以自由地管理他们认为合适的工作。团队成员可以向团队外的队友征求意见和反馈,但他们对自己的工作拥有最终的决策权。

做系统业务模型

深入挖掘:我写了更详细的关于小队内部如何运作使DOs保持正常运行。

针对不同工作类型的不同类型的DOs

随着时间的推移,我们发现不同类型的工作需要不同类型的DO:

DO类型 这是怎么一回事?
敏捷DOs
  • 从总体目标和一组需求开始

  • 给定时间预算(例如,3个DO周期)

  • 有很大的自由来决定解决方案

  • 示例:即将到来的观点&板视图

  • 改进DOs
  • 计划在更大的发射后约3个月

  • 改进以解决用户反馈和/或添加在第一个版本中不得不推迟的内容
  • 捆绑DOs
  • 将几个较小的改进打包在一起,每个改进需要几天的时间才能实现

  • 打磨现有特征

  • 从定义非常明确的变更规范开始

  • 探索性DOs
  • 解决方案不明确的大型开放式项目

  • 目标是设计探索而不是实现

  • 然后将设计拆分,并将其范围扩展到将来的实现中

  • 示例:“新扭曲”bobbie
  • 内部DOs
  • 在单个团队中发生的DOs,通常只有一个人

  • 包括以提高透明度和问责制以及更准确的资源规划
  • 个人守则
  • 支持学习和专业成长的为期一个月的个人项目

  • 每个Doister每年可以做一件私人事情
  • 敏捷DOs

    当一个DO需要完全从头开始构建一个新特性时,我们已经开始尝试我们所称的敏捷DOs。这些敏捷团队不是从一个明确定义的规范和每个周期的工作范围开始,而是从一个更一般的目标和产品团队的一组需求开始。然后,他们有一定数量的DO周期的时间预算来决定解决方案并向用户发送一些东西。具体数量因项目规模而异。

    这种工作方式使团队在工作上有了更大的独立性和自主权,让Doister(几乎)以最低的指导原则和要求从头开始构建一些东西。小队不仅可以更快地执行任务,而且参与解决问题比简单地执行预定的解决方案更有趣。我们使用敏捷的DOs来发货即将到来的观点董事会去年,执行的速度和质量都取得了巨大的成绩。

    改进DOs

    当在时间限制下发货时,团队必须做出艰难的决定,决定在第一个版本中包含哪些内容,以及在我们能够获得真实世界的反馈后,哪些内容可以留待以后的版本。

    在大型功能发布之后,如Board,我们暂时计划在发布三个月后进行改进,届时我们可以看到我们的假设是否成立,确定用户反馈中的模式,并相应地调整设计或添加新功能。这有助于最初的DO团队做出艰难的权衡,因为他们知道他们将有机会回来获得第二个版本。

    捆绑DOs

    我们偶尔会安排捆绑DOs,其中包括几个较小的改进,每个改进需要几天的时间来实现。Bundle-DOs让我们有机会专注于完善已经存在的特性,而不是从头开始构建新的东西。

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    探索性DOs

    对于预期结果不明确的大型开放式项目,例如,重新设计bobbie-我们可能会安排一个探索性的DO,其周期专门用于探索所有的可能性,权衡利弊,并决定一个方向,然后将其拆分并纳入未来的DO中,以优化和实施设计。

    内部DOs

    DO系统最初是为了确保每个跨职能项目都有跨团队的资源来完成工作而创建的。然而,我们意识到Doist的许多工作都是在团队内部进行的,通常只有一个人完成。为了正确评估可用资源并确保我们的工作在整个公司都是透明的。我们现在把内部的DOs包括在DO计划中。

    个人守则

    每个Doister还被鼓励每年进行一次个人DO。他们与经理一起确定他们想进行的个人项目,他们想从该项目中学到什么,以及学习对公司的影响。虽然在此期间他们可能有其他正在进行的工作,但他们不会被添加到任何其他DO中。个人DOs是将我们的精通价值付诸实践的一种方式,帮助人们不间断地投入时间探索他们的兴趣,并优先考虑他们在各自领域的个人成长。

    系统Piotr
    每个Doister启动一个bobbie捻线在整个周期内提出他们的个人建议并每周更新。

    一个想法是如何变成一个目标的

    设计、开发和营销团队负责人与团队协商,制定并维护他们自己想要完成的项目路线图。对于要在其上执行的项目,它们需要转换为具有范围和规范的DOs。

    这个范围定义DO将在给定的时间内完成的任务以及完成该任务所需的资源。它与特定的DO和DO循环有关。

    A.规格是对问题和建议解决方案的更详细概述,团队将在其中记录其工作、探索的解决方案、做出的决定以及潜在的未来改进。范围与特定的DO/DO周期相关,而规范是我们公司手册中的活文档,可以在未来周期中根据需要重新访问和更新。

    做规格
    我们用于创建新功能规格的Dropbox纸张模板。

    有时要做的工作是明确的,把它变成一个做是相当简单的。有时,为了准确确定要完成的工作范围,会安排一个探索性的DO。

    产品团队(由设计、开发和成长部门的成员组成的跨职能团队)每月召开会议,决定优先考虑哪些产品任务,并与所有团队负责人协商,根据可用资源确定时间表。做计划不是一门精确的科学,我们如何决定我们的路线图可能是它自己的文章。对于产品DOs,我们优先考虑适合我们为自己设定的高级主题的项目(例如,”bobapp官方下载下一步就要下课了”, “bobapp官方下载托多瓦基金会","Tbobapp官方下载odoist Teambobbies,"New Twist"等。这些主题的长度从四分之一到一年不等,充当我们的北极星,协调每个团队,并配合我们对产品的更大愿景。

    吸取的经验教训和作出的改变

    在开始使用DO系统时,我们遇到了很多颠簸。由于错过了最初的截止日期,必须增加一个或多个新的周期来完成工作,很大一部分DOs变成了“滚动”。

    普遍缺乏可用性、承诺和责任感,并且缺乏关于项目状态的及时有效沟通。我们遭受了不同项目的优先顺序冲突,想法被转化为DOs时定义不清,或者跨越不合理的时间长度。此外,还缺乏对波兰语、平台特定功能、通过辅助项目学习以及其他不适合DO系统的重要工作的关注。

    结果,人们感到压力很大。多年来,为了使DO系统为我们的团队工作,我们进行了几项关键更改:

    将DO周期从六周缩短为四周,以获得更大的关注度

    我们从六周的周期开始类似于大本营,但发现四周的周期迫使我们更加关注完成DO的绝对必要性,并使我们在运输和改进功能方面更加灵活。

    小队将始终使用你给他们的全部时间。一支球队拥有的时间越长,他们就越会努力改善这一特点。这不一定是坏事,但我们更喜欢团队在beta版中提前发布一些东西,并在用户面前展示,经常根据真实世界的数据测试假设并完善解决方案,而不是在没有反馈的情况下孤立地完善某些东西。如果在产品方面合理,我们总是可以选择安排另一个周期。

    每个Doister不超过一个DO,以防止优先级冲突

    一开始,人们常常同时处理多个DOs。它分散了人们的注意力,导致不清楚哪些事情应该优先,最终给团队造成了不必要的延迟和压力。

    我们制定了一项总体政策,即每个家庭最多只能做一件事,以确保更大的关注度,减少浪费上下文转换,并确保有明确的优先次序。这不是一项僵化的政策,而是我们遵循的指导方针,除非有充分的理由不这样做。

    不再做“帮手”来避免“厨房里的厨师太多”

    我们过去常常给小组分配“助手”来提供反馈和输入,但我们发现这会减慢DOs的速度,并为那些必须了解DO最新情况的助手添加不必要的上下文切换。现在,如果需要专门的任务(例如,对后端团队进行一个小的更改),只需要几天的工作,我们就可以包含一个助手。

    虽然球队可以在需要时要求反馈,但这不是一个要求。这增加了球队的独立性和自主权,并防止了DOs的出现陷入基于共识的决策.

    清晰、直截了当的沟通指南,以便尽早发现问题

    拒绝服务延迟的主要原因之一是通信问题。当事情不按计划进行时,人们没有沟通问题所在,也没有调整期望值,以便团队能够为延迟做好准备。我们引入了三个简单的指导原则,帮助改善了全面的沟通。队员们需要:

    • 在24小时内回答DM或@提及
    • 发布每周片段,以便每周一进行登记
    • 一旦他们遇到了一个他们知道会延误球队的问题,就立即升起红旗

    他们尊重我们的价值观和我们的远程环境,我们不能也不想期望人们总是在现场,并立即对信息做出反应,这让他们感觉是对的,但仍然为每个人创建了一个框架,让他们知道在整个DO过程中工作的位置。

    将DOs限制为3个周期或更少,以防止项目疲劳

    我们发现,经过三个周期的努力工作后,项目疲劳开始出现,影响团队的精力、动机和心理健康。我们试图将最大的产品更改限制在三个DO周期内,尽管我们可能会增加第四个DO周期,以避免交付低于标准的工作。

    设计和开发协同工作,防止不必要的延迟

    一开始,我们以瀑布式的方式组织DOs,有一个设计周期,然后是一个(或两个)实现周期。这意味着在交付开发之前,设计主要在一个筒仓中工作。在开始实施时,我们通常不得不重新设计设计,以解决设计没有考虑的问题。我们的发布速度较慢,因为开发只是在设计完成后才开始进行必要的基础更改。

    现在设计和开发工作从携手共进开始。团队组织时间线,这样开发人员就可以在设计在模型上迭代、获得反馈并最终完成设计时,开始处理不需要最终模型的DO方面的工作。例如,在实现Todoist即将发布的视图时,DO要求之一是用户能够无限滚动所有平台上的截止日期。在设计师致力于改进用户体验和用户界面设计的同时,开发人员已经在进行更改,以确保无限滚动的速度和流畅性。bobapp官方下载

    轮换团队“英雄”来分流更多的反应,不做工作

    系统团队2
    每月一次的英雄们会承担更多的反应性工作,比如bug分类,让团队专注于他们的任务。

    DO系统致力于设置高级别的优先级,但实际上,它意味着DO工作通常优先于bug修复和应用程序的较小改进。为了防止代价高昂的上下文切换,让人们能够完全专注于自己的DOs,我们设计了hero系统。

    每个DO循环,每个团队的一名成员成为“英雄”。正如我们的前端开发负责人Henning所解释的:

    “[英雄]的主要职责是与支持团队沟通,分类bug,将它们归档到我们的bug追踪器中,并修复最紧急的bug。除此之外,英雄还负责较小的平台奇偶性改进,以确保我们的各种应用程序不会出现太多分歧,以及重构,从而改善代码库的总体健康状况。”

    每个DO周期,我们更新bobbie扭曲英雄群体无论谁拥有该月的角色,团队的其他成员都可以在相关线程中标记英雄组,并知道将通知正确的人。

    你喜欢安卓英雄吗
    我们更新英雄扭曲的群体bobbie每个月,以便在正确的线程中标记正确的人。

    海宁写了一篇文章深入了解英雄和相关的“管家日”,如果您有兴趣了解我们如何平衡DOs的深层次工作和更被动的工作,例如团队中的bug报告。

    保持灵活性,防止疲劳

    即使有了这些改进,我们仍然有延迟,但他们感觉更易于管理。当班长指出可能出现延误时,我们会评估情况,决定是否需要额外的时间让班长完成工作,或者我们是否可以在单独的DO循环中处理额外的工作。有时,我们决定不想优先考虑导致延迟的因素,并将其添加到未来改进的路线图中。

    估计只是估计。这不是一门精确的科学,延误有时是不可避免的。不同的是,我们现在有几天的延迟,而之前我们有几个月的延迟。

    我们的首要任务始终是维护团队的精神健康,而不是在任意的截止日期前耗尽精力。例如,当大流行袭来时,我们将周期从三个四周改为两个六周,以给人们更多的呼吸空间。这种灵活性使我们有时间进行调整,我们在2020年的出货量仍然比前几年的出货量更多,质量更高。

    DO系统的下一步是什么?

    我们在Doist采用的任何流程都是为了服务于我们的人民,而不是相反。这意味着DO系统的任何方面都不是神圣的。如果在某个时候,它不再服务于我们的团队,我们将很高兴摆脱它或改变它。

    随着我们不断扩大团队规模并在更多的DOs上执行,我们希望尽可能地自动化DO系统中的重复任务。同样,我们的重点始终是完成工作,而不是管理要完成的工作。

    我们还希望通过资源、反馈、回顾等投资于对班长的持续教育和支持,以帮助所有做家务的人提高领导水平。

    归根结底,无论做出什么改进,我们的目标都将始终是为我们的员工创造最佳的环境,让他们拥有更多的自主性、独立性和空间来进行创新,并有效地执行他们最疯狂的想法,从而创造出成功的产品。

    想了解更多关于我们如何工作的信息吗?从这里开始: