如何按照同事实际阅读的方式写作

窃取这些数据支持的营销技巧,以改善您的备忘录,电子邮件,消息,和更多。

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举例说明韦森特尼罗

有多少次同事问你一个你已经在邮件里回答过的问题?

你很容易将其归咎于懒惰,但事实是,你的队友们正淹没在信息中。在一连串的信息提示、文档更新和短信之间——更不用说令人难以置信的平均每天发121封电子邮件-一般的知识型员工只是想保持头脑清醒。如果他们花时间阅读他们发送的每一个字,他们永远不会完成任何事情。

幸运的是,世界上有这样一些人,他们的工作就是通过写一些文字来吸引人们过多的注意力。这些人花了大量的时间和金钱来研究人们如何在网上处理词汇——更重要的是,什么能让人们在阅读过程中停下来并采取行动。他们不只是写文字,他们设计它们基于数据。

这些人被称为营销人员。你还可以窃取他们来之不易的秘密,以改进你自己的备忘录、电子邮件、消息、报告等等。

我们将这些堆积如山的营销研究提炼成经过验证的技巧——并结合现实生活中的例子——这些技巧将帮助你写出队友们真正读到的文字。运用这些技巧可以帮助你的同事寻找工作的意义,深入挖掘与他们最相关的内容,并采取行动,让你的团队完成工作。

从目的开始

从事应用程序和网站工作的专业写手们都知道,直观的界面往往取决于反向设计数字体验。Amazon使用这种方法比如,通过给客户写一个假想的最终产品介绍来开始新的计划。如果团队外的人觉得这个想法不清晰,或者听起来不有趣或令人兴奋,亚马逊的设计师就会放弃这个想法,然后再试一次。

那么,这如何适用于撰写商业电子邮件呢?从你的最终目标开始,你就可以真正弄清楚应该包括什么,更重要的是,不应该包括什么。(稍后会有更多内容)首先问自己以下关于读者的问题:

用户体验设计师会问:我们正在解决的问题是什么?谁是我们的用户?这些用户想要做什么?这种设计怎么会失败呢?更简单的版本是什么?有什么我们可以去掉的吗?我们做了什么假设?我们如何定义成功?但是商务沟通作者会问:我想要解决什么问题?谁是我的观众? What are their needs? How could this communication fail? How can I make this message simpler? What can I delete? Am I making assumptions? What is success?
用户体验作者在拿起铅笔设计一个新的应用程序、网页或信息之前都会问自己这些问题。

把重要的东西放在前面

研究表明,大多数人10秒内离开网站.我们希望你的队友不会有同样的保释率,但这仍然是关键。

为了解决这个问题,专业的营销作家借用了新闻业的一种叫做倒金字塔的技巧。这意味着新闻报道中最重要的信息排在最前面,而其他信息的重要性按降序排列。

倒金字塔新闻写作。金字塔的顶端有必须的信息,中间有额外的有用的背景,而顶端有次要的,很高兴知道细节。关键信息必须写在开头,因为他们随时可能停止阅读。
问问自己,“如果我的队友只看了这封电子邮件/备忘录/报告的前三句话,他们需要知道什么?”

以这种方式组织文章和产品界面可以让读者快速获得最关键的细节,如果没有足够的空间,编辑可以更容易地从底部删除单词。(这将在下面的“少说”部分变得很重要。)

分享活动结果?在顶部给出执行摘要。想安排一个会议吗?跳过介绍段落,分享你的时间调查。

让你的行动号召突出而清晰

根据研究追踪眼球运动在美国,人们花在网站标题和第一个颜色鲜艳的按钮上的时间最多。

这就是为什么营销作者通常只在网页上包含一个单一的行动呼吁(CTA)。他们甚至常常更进一步,通过将CTA放在自己的行中(而不是放在段落中)并使用大胆的或者一个按钮,让它更加突出。

当你试图让别人明白你的观点或提出要求时——比如让同事提交一份销售报告——确保你的要求在视觉上显得突出。你可能没有在邮件中添加一个颜色鲜艳的按钮,但你可以在每封邮件中添加一个单独的、清晰的CTA,而不是一长串的请求,这会让你的同事更轻松。把它加粗,放在一行,而不是放在一个更大的段落里,这样更容易看出来。不要让你的同事怀疑你需要他们做什么。

与其写一封主题为“数字”的电子邮件,还不如写一封主题为“Alex,尽快需要你的销售数字”的邮件,不如写一封主题为“每月报告的销售数字”的邮件,“嗨,亚历克斯,我正在整理月度销售报告,我想展示一下你这个月取得的巨大成功!请在2月24日星期三结束前提供您的电话号码。作为提醒,我们将在本跟踪文档中报告以下内容:1。总收入交易赢与输2。交易赢了,目标3。销售周期长度。非常感谢你,Ed“
与其提出模糊的、令人担忧的要求,不如把你需要的一切都写下来,并呼吁采取行动——在这种情况下,周三之前提交一份报告——这是你信息中最突出的部分。

专业提示包括你的队友们完成工作所需要的一切,比如相关文件的链接和截止日期。是的,即使他们已经有了访问权限,而且你之前也讨论过截止日期。让你需要他们做的事情尽可能的简单和明显。

少说

一旦你把你的CTA写在了顶部,从标志性的用户体验手册中获取线索别让我想史蒂夫·克鲁格。他认为,让人们思考的工具越多,他们实际使用工具的可能性就越小。

克鲁格的主要解决方案很简单:简洁。克鲁格写道:“去掉每一页上一半的单词,然后再去掉剩下的一半。”

研究表明人们只阅读20%的单词他们在一个给定的网页上遇到过——如果他们在手机上阅读,那就更少了。所以,把你需要的提炼成尽可能少的单词。那就把其他的都处理掉。

而不是冗长、杂乱无章、能马上提供大量背景信息的电子邮件,比如:

一封主题为“委员会审议”的电子邮件,外加四段很长的文字,说明委员会对学校的重要性。本文作者给出的要点是:1。这封邮件有一条模糊的主题线,这使得这封邮件很容易被忽略。2.邮件顶部的上下文太多,导致邮件太长。3.邮件的关键隐藏在结尾。

试着向下编辑关键点,将其放在消息的顶部,并在接近结尾时尽可能简短地提供任何必要的上下文。下面是我们团队的消息应用程序中的外观bobbie:

将之前的长邮件编辑成一封新邮件是个好主意,邮件标题要清晰、简洁,比如“新学校课程表委员会”。文本被编辑了很多,有一个简短的,对点的初始段落和简短的上下文与链接到更长的讨论在其他地方接近结束。

让它skimmable

你知道人们在报纸上阅读吗f模式在电脑上吗?这意味着他们开始阅读顶部的一行,随着他们继续向下阅读,阅读越来越少,主要停留在文本的左侧。

事实证明,当我们以数字方式阅读时,我们所有人都在略读。这就是为什么专业作家使用标题和副标题来写任何需要更长一点的文章,比如帮助中心的文章、关于页面的文章或入门指南。这些引人注目的、面向左侧的标题帮助读者定位,并快速引导他们找到所需的信息。

你也可以这样做:

  • 用标题和副标题组织你的写作,这也有助于你使用屏幕阅读器
  • 使用有意义的标题来准确地告诉读者这部分内容,而不是巧妙或模糊的标题。
  • 使用描述性超链接和强调(有节制地),让重要的单词和短语抓住读者的眼球。

以下面的例子为例。由于随机加粗、无组织的列表以及混合的信息,很难浏览下面的电子邮件以了解要点。

此电子邮件示例以随机、不可略读的粗体、不同长度的项目符号以及日期和注释的混乱组合为特色。

相反,创建相同长度的重点是一个好主意,将其分成可略过的部分,嵌套在描述性的标题下。正如您在下面看到的,Twist使它易于包含bobbie这种格式

这个线程示例以一个定向线程标题“Kickoff:newcomposer Sprint”为特色,加上有用的、可浏览的标题,如“日期和截止日期”和“重要文档”。它还具有标准化的要点和指向其他信息的链接。

专家提示:超链接文本吸引人们的注意力。不要用“点击这里”这样模糊的文字链接,给重要的链接加上描述性的标题,这样更容易让浏览链接的同事采取行动。

用于保留的块信息

把大图记录下来并编辑好了吗?从为可访问性写作将你的大想法格式化成可浏览的小块。

人类大脑的短期记忆能力有限。平均每个人的大脑一次能储存7个信息块,这些信息块会在20秒内从记忆中消失。通过将内容分解成小的信息单元(分块),专业的内容写手让用户更容易找到和记住重要的观点。

您可以通过以下方式执行相同的操作:

  • 使用清晰的信息层次结构(参见上面关于标题和子标题的章节)
  • 将相关项目分组在一起
  • 段落要短(~1-3个句子)
  • 在信息块之间添加空白
一边是一大段文字,另一边是一小块文字。一边说:“乔治·米勒,认知心理学领域的一位重要人物,在一篇文章中讨论了分块,”神奇的数字七,加或减二:我们处理信息能力的一些限制,”发表在《心理学评论》上。在他的研究中,他发现大多数人在感到困惑之前能够识别出五到六个音调。然后,他研究了记忆广度,分享了一个人能够按照正确顺序重复的最长项目列表是七个项目。然而,这些项目可以是非常不同的信息量——一个二进制数字、十进制数字和单词都可以算作这些项目,他称之为块。“另一方面,我们认为更好的是,研究表明,大多数人可以同时记住七块信息。认知心理学家乔治·米勒(George Miller)的研究发现:*大多数人在感到困惑之前能够识别出五到六个音调。*人们可以按正确顺序重复的最长列表是七项。*项目可以指一个数字或一个单词,他称之为信息的“块”。资料来源“神奇的数字七,正负二:我们处理信息能力的一些限制”,发表在《心理学评论》上
把大的段落分成小的、更容易记住的信息块。如果主题就在开头,而不是隔了五行就写出来,那就更有好处了。

用通俗易懂的语言书写

研究表明无障碍设计对每个人都有好处-即使是没有残疾的人。自动完成,最初是为低灵巧度的人制造的,现在被所有人广泛使用。为残疾用户实施的语音控制为数百万人带来了便利。为了帮助视力低下的人,我们制定了对比度和颜色指南,帮助我们在明亮的光线下看东西。

写作也是如此。当然,你的队友都很聪明,阅读水平高于平均水平,但他们也很忙。他们没有时间去分析复杂的语言和句子结构。

专业作家会做一些事情来简化他们的写作,使其更易于阅读:

  • 使用短句子。冗长或令人费解的短语使人紧张短期记忆
  • 用主动语态来写清楚是谁在采取行动。
  • 目标是达到八年级的阅读水平,能力普通美国人

商务写作最好不要用华丽的隐喻和充满形容词的散文,因为它们很快就会让人感到困惑。更不用说行话、首字母缩略词和自创的单词和短语了。

在这个例子中,Becky问道:“为了弄清楚,当我们说pm时,我们指的是产品经理、产品营销人员还是项目经理?”然后Hugo回答道:“在我的书PM =产品经理,但我知道定义是不同的。”然后Neil写道,“啊,我以为你指的是项目经理作为目标的第一个部分的PM。为什么你认为产品经理比项目经理更受欢迎?”
小心使用缩写词,不同的人有不同的意思。

更重要的是,要与全球团队保持清晰和一致,尤其是如果每个人的母语都不一样的话。所以当你看到时,镜像语言——或者帮助队友澄清,这样你们就都在同一页上了。没有必要说“施加压力到你的鼠标右侧”,当“右键”就可以了。

专业提示:在为错过的最后期限负责时,通过使用支持性的、令人安心的语言来帮助同事学习复杂的工具或进行切中要害的沟通,以达到正确的基调。记住,讽刺和反讽即使在面对面时也很容易被忽略,所以最好把清晰放在个性之前。

这张图里有两个iphone。第一条是苹果公司向消费者发出的信息的开头:“美国政府要求苹果公司采取威胁我们消费者安全的前所未有的措施。”我们反对这项命令,因为它的影响远远超出了目前的法律案件。这个时刻需要公众讨论,我们希望我们的客户和全国各地的人们了解什么是危险的。”另一款iPhone上有一个便条,标题是“为什么这是好的:”,以及以下要点:它使用简短易懂的句子。*清晰的类比简化了复杂的技术概念。*“我们”和“我们的”表明说话的人是谁。
苹果使用明确、直接的语言来解释它在一个问题上的立场关于隐私和加密的复杂问题. 这有助于读者理解主题并形成自己的观点。

说1000个单词,视觉上

作家经常被告知要表现,而不是讲述。这通常意味着书面描述(打字机的嗒嗒声在空中回荡,作者皱起了眉头作家在写作.).

但内容创作者更进一步,从字面上显示了他们在谈论什么。最近的一项研究发现41%的用户在电子商务网站上观看产品视频。对于这些用户来说,视觉内容帮助他们想象生活中的产品。然而,不是任何视频都可以。在30秒或更短的时间内达到目的,并在复杂的过程中保持缓慢的速度非常重要的用于任何教学记录。

Doist设计师所依赖的织机,一个可以让您同时录制自己和屏幕的平台。它可以帮助他们进行异步通信,而无需求助于长长的文本墙。这是一个难以置信的工具,您可以使用它:

  • 记录所有类型的演示,从数学课到商业报告
  • 提供一步一步的指导,比如使用新的数字工具
  • 对产品设计的特定部分提供反馈

Doist设计师Stephen Barkan表示:“我喜欢录制《Loom》视频,通过静态模型无法清晰传达的复杂设计概念。“这让我可以同时用语言和视觉向我的队友描述事情。”

当然,如果你没有足够的视频长度的信息来传达,你可以添加带注释的截图来让别人理解你的观点。你甚至可以从上面的注释截图中找到一个例子——我们通过使用箭头和括号将注意力吸引到主题行并进行编辑。

研究与迭代

如果不去读,写作是没有用的。好的数字写作并不是凭空产生的。我们已经看到市场营销和用户体验写手们沉迷于研究。从他们那里吸取教训,然后自己做测试。

幸运的是,在一个非专业的写作世界里,这仅仅意味着向你的同事征求反馈。关于清晰度和语调的检查是非常宝贵的。

然后,当你发现你做的不太对的时候,尝试一些新的东西。

我们看到奥马尔发来的消息说,“……我们一直在努力改进和优化我们在支持方面的运营,并尽我们所能为外部用户和内部团队提供服务。我们用来做这件事的工具之一是我们的本周问题报告. ...我们将开设这个短暂的讨论小组,以从你们的团队中得到一些反馈。帮助我们制定未来的报告,这样我们就可以努力实现最大可能的利益。”
Doister Omar使用Twisbobbiet询问团队如何改进他的书面周报告,使其对团队其他成员更有用。

好的写作可能需要更多的前期时间,但当每个人都能轻松地参考他们做好工作所需的信息时,这会带来回报。使用经过研究验证的技术来解释复杂的想法、协调工作、提供反馈,或者简单地说声谢谢,这有可能让每个人都处于循环中,不管他们碰巧在世界的哪个角落。

毕竟,我们每天都被成千上万的单词压得喘不过气来。如果每个专业人士都使用这些数据支持的写作方法,我们都会赢回一些宝贵的精神空间来实际完成工作。

如果你对一种完全不同的工作方式感兴趣,试着扭bobbie.这是一个没有干扰的工作空间,在这里团队可以平衡专注的工作和合作对话。通过用一个应用程序取代100%的电子邮件和群聊,交流就能保持有序、易于参考和透明。直到永远。

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